ISO 31030 समझिए: travel risk management टीमों के लिए यह पहले से कहीं ज़्यादा ज़रूरी क्यों है

बरसों तक travel risk management (यात्रा जोखिम प्रबंधन) संस्थागत अनुभव और इधर-उधर से उधार ली गई best practices पर चलता रहा। सुरक्षा प्रमुख अपने प्रोग्राम वहीं से बनाते थे जो पिछली कंपनी में काम कर गया था, जो साथियों से सीखा था, या जो सामने दिख रहे खतरों को देखते हुए सही लगता था। कोई औपचारिक मानक नहीं था, और इस बात की कोई साझा परिभाषा नहीं थी कि एक पूर्ण प्रोग्राम में क्या-क्या होना चाहिए। दो कंपनियाँ दोनों दावा कर सकती थीं कि उनके पास travel risk प्रोग्राम है, और उनका मतलब बिल्कुल अलग-अलग चीज़ों से हो सकता था।

यह सितंबर 2021 में बदला, जब International Organization for Standardization ने ISO 31030 प्रकाशित किया, जिसका औपचारिक शीर्षक है Travel risk management: Guidance for organizations। इस मानक ने उद्योग के दशकों के अनुभव को एक ही दस्तावेज़ में संहिताबद्ध कर दिया, जो यह परिभाषित करता है कि यात्रा करने वाले कर्मचारियों के लिए duty of care (कर्मचारियों की सुरक्षा का दायित्व) असल में क्या माँगता है। यह एक लिखित specification है, जिससे कोई भी अपने प्रोग्राम की तुलना कर सकता है।

इसे अपनाने की रफ़्तार धीमी रही है। Everbridge के एक अध्ययन में पाया गया कि सर्वे में शामिल 76% C-suite अधिकारियों के पास ISO 31030 की परिभाषा के अनुसार कोई ठोस travel risk management प्रोग्राम नहीं था। उसी समय, International SOS की Risk Outlook रिपोर्ट बताती है कि elevated और high-risk श्रेणी में आने वाले गंतव्यों की संख्या साल-दर-साल तेज़ी से बढ़ रही है। जोखिम का माहौल बिगड़ता जा रहा है, जबकि ज़्यादातर संगठन आज भी ऐसे प्रोग्राम के बिना काम कर रहे हैं जो मानक पर खरा उतरे। यह अंतर ध्यान देने लायक है, और यही इस लेख के होने की वजह है।

यह मानक कहाँ से आया, और है क्या

ISO 168 राष्ट्रीय मानक निकायों का महासंघ है, वही संगठन जो ISO 9001 जैसे quality management मानकों और ISO 27001 जैसे information security मानकों के पीछे है। ISO 31030 को ISO 31000 से निकाला गया, जो जोखिम प्रबंधन का सामान्य मानक है, और इसे खास तौर पर संगठनों की यात्रा के लिए ढाला गया। इसका मसौदा बनाने वाले लोग इसी उद्योग से आए थे: सुरक्षा पेशेवर, medical assistance देने वाली कंपनियाँ, travel managers और ऐसे शोधकर्ता जिन्होंने अपना पूरा करियर प्रोग्रामों को सफल और असफल होते देखने में बिताया।

एक बात शुरू में ही साफ़ कर लें: ISO 31030 एक guidance मानक है, certification वाला मानक नहीं। न कोई ऑडिट है, न दीवार पर टाँगने के लिए कोई सर्टिफ़िकेट, और न ही कोई क़ानून जो इसका पालन अनिवार्य बनाता हो। इसे इस्तेमाल करने का तरीक़ा यह है कि आप अपने प्रोग्राम का मूल्यांकन इस guidance के सामने रखकर करें, और फिर वे कमियाँ भरें जो आपकी यात्रा की मात्रा और जोखिम प्रोफ़ाइल के हिसाब से मायने रखती हैं।

कुछ अधिकारी "स्वैच्छिक guidance" सुनकर निश्चिंत हो जाते हैं। यह ग़लती है, और आगे इस लेख में बताया गया क़ानूनी इतिहास इसकी वजह दिखाता है। अदालतें और नियामक यह देखते हैं कि एक समझदार संगठन ने क्या किया होता, और जब एक अंतरराष्ट्रीय मानक मौजूद है, तो "समझदार" की अब एक लिखित परिभाषा है।

ISO 31030 असल में क्या कवर करता है

यह मानक travel risk management के पूरे जीवनचक्र को बताता है, यात्रा करने के फ़ैसले से लेकर यात्रा के बाद की समीक्षा तक। इसका दायरा भी उम्मीद से ज़्यादा बड़ा है। इसमें शामिल जोखिम सड़क दुर्घटनाओं और आम स्वास्थ्य समस्याओं से लेकर महामारी, प्राकृतिक आपदाओं, संघर्ष, अपराध और सुरक्षा खतरों तक फैले हैं, और यह यात्रियों की शारीरिक सुरक्षा के साथ-साथ उनके मानसिक स्वास्थ्य को भी स्पष्ट रूप से शामिल करता है। यह प्रोग्राम के ज़िम्मेदारों को नाटकीय परिदृश्यों से आगे देखने और सड़कों की हालत, स्थानीय telecom की विश्वसनीयता और आसपास की चिकित्सा सुविधा की गुणवत्ता जैसे साधारण दिखने वाले पहलुओं पर ग़ौर करने के लिए प्रेरित करता है। ज़्यादातर travel प्रोग्रामों में एयरपोर्ट से आते समय सड़क दुर्घटना होना अपहरण से कहीं ज़्यादा संभावित घटना है।

मुख्य आवश्यकताएँ कुछ इस तरह हैं।

गंतव्य, यात्री और गतिविधि से जुड़ा risk assessment। आप आकलन करते हैं कि व्यक्ति कहाँ जा रहा है, वह कौन है और वहाँ क्या करेगा। यही तीन बातें उस यात्रा की सुरक्षा प्रोफ़ाइल तय करती हैं। कोपेनहेगन में कॉन्फ़्रेंस में जा रहे एक स्वस्थ 30 वर्षीय व्यक्ति और Sahel क्षेत्र में एक खदान का दौरा कर रहे दिल की बीमारी वाले वरिष्ठ अधिकारी को बहुत अलग स्तर की तैयारी चाहिए, और मानक इसे साफ़ शब्दों में कहता है। यात्री की प्रोफ़ाइल मायने रखती है: अनुभव, चिकित्सा ज़रूरतें और निजी जोखिम कारक, सब exposure बदल देते हैं। Risk assessment न तो एक जैसा सबके लिए हो सकता है और न ही छोड़ा जा सकता है।

Travel policy और authorization। मानक यात्रा की मंज़ूरी के लिए साफ़ नियमों की अपेक्षा करता है। इसका मतलब है अनिवार्य booking चैनल ताकि संगठन को सच में पता हो कि उसके लोग कहाँ हैं, गंतव्य की जोखिम रेटिंग से जुड़ी approval सीमाएँ, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ गंतव्यों पर पाबंदी, और अपवादों के लिए तय प्रक्रिया। अगर यात्रा के बीच में itinerary इस तरह बदले कि वह policy से बाहर चला जाए, तो किसी ज़िम्मेदार व्यक्ति को इसका पता तुरंत चलना चाहिए, बाद में नहीं।

साफ़ governance और जवाबदेही। प्रोग्राम का कोई मालिक होता है। security, travel, HR, legal और medical विभागों के बीच भूमिकाएँ तय होती हैं, और जब किसी यात्रा में जोखिम बढ़ा हुआ हो तो escalation और निर्णय लेने की प्रक्रिया मौजूद होती है। कई संगठन बरसों तक अनकही ज़िम्मेदारी पर चलते रहे, जहाँ हर कोई मान लेता था कि कोई और नज़र रखे हुए है। ISO 31030 इसे औपचारिक बनाता है।

यात्री की तैयारी और संवाद। कर्मचारियों को रवाना होने से पहले उन जोखिमों के बारे में बताया जाता है जिनका वे सामना करेंगे, और उन संसाधनों के बारे में भी जो उनके पास उपलब्ध हैं। इसमें यात्रा-पूर्व security briefing, जहाँ जोखिम के हिसाब से ज़रूरी हो वहाँ safety training, देश में मौजूद सहायता संपर्क, और कुछ ग़लत होने पर क्या करना है इसका साफ़ मार्गदर्शन शामिल है। यह यात्रा के दौरान भी जारी रहता है: यात्री के पास कोई स्थिति बनने पर real-time अलर्ट, check-in की प्रक्रियाएँ, और एक से ज़्यादा चैनलों से लोगों तक भरोसेमंद तरीक़े से पहुँचने के साधन।

जाँचे-परखे transport और accommodation। मानक logistics की परत को भी कवर करता है। ज़मीनी परिवहन देने वाले, रास्ते, होटल और दूसरे vendors का मूल्यांकन यात्री की सुरक्षा के नज़रिए से होता है, और ज़्यादा जोखिम वाली जगहों पर sourcing के फ़ैसले सिर्फ़ क़ीमत नहीं, सुरक्षा को ध्यान में रखकर लिए जाते हैं।

Incident response और duty of care के protocols। जब कोई घटना होती है, तो एक योजना मौजूद होती है। मानक अपेक्षा करता है कि संगठन यह परिभाषित करें कि वे यात्रा कर रहे कर्मचारियों को प्रभावित करने वाली मेडिकल इमरजेंसी, सुरक्षा घटनाओं, प्राकृतिक आपदाओं और दूसरे संकटों का जवाब कैसे देंगे, जिसमें escalation के रास्ते, सहायता और evacuation की व्यवस्था, और business continuity के साथ तालमेल शामिल है।

लगातार निगरानी और सुधार। प्रोग्रामों की समीक्षा होती है। घटनाओं और near miss का विश्लेषण होता है। संगठन अपने प्रदर्शन को मापता है, जो हुआ उससे सीखता है और प्रोग्राम को जड़ हो जाने देने के बजाय उसे अपडेट करता रहता है।

अगर आप दस साल से travel risk management कर रहे हैं तो इसमें कुछ भी क्रांतिकारी नहीं है। पहली बार ऐसा हुआ है कि ये आवश्यकताएँ एक ऐसे मानक में लिखी गई हैं जो हर उद्योग और हर भूगोल पर लागू होता है, और इससे वह सब बदल जाता है जो प्रोग्रामों की तुलना, ऑडिट या क़ानूनी चुनौती के समय होता है।

अपनाने की दर अब भी कम क्यों है

76% का यह अंतर कुछ वजहों से है। कुछ संगठन ISO 31030 को ग़ैर-ज़रूरी नौकरशाही मानते हैं, compliance का एक और खाना जिसे भरने से कोई असली फ़ायदा नहीं होता। कुछ के पास शून्य से प्रोग्राम बनाने या मौजूदा प्रोग्राम को मानक के हिसाब से ढालने के संसाधन नहीं हैं। और कई को तो पता ही नहीं कि यह मानक मौजूद है।

ढाँचे की भी बड़ी भूमिका है। Travel risk का दायरा security, travel management, HR, legal, medical और क्षेत्रीय नेतृत्व तक फैला है, और ये टीमें शायद ही कभी एक जैसे सिस्टम या डेटा साझा करती हैं। Everbridge का बड़े कॉर्पोरेट प्रोग्रामों के साथ काम बार-बार वही कमज़ोरियाँ सामने लाता है: विभागों में बिखरी हुई ज़िम्मेदारी, असंगत approval प्रक्रियाएँ, यात्री असल में कहाँ हैं इसकी सीमित जानकारी, गंभीर घटनाओं का देर से पता चलना, हाथ से किए जाने वाले संपर्क और check-in, और कुछ ग़लत होने पर escalation के अस्पष्ट रास्ते। मानक इन समस्याओं को नाम दे सकता है, लेकिन इन्हें ठीक तो संगठन के भीतर किसी को ही करना होगा।

एक धारणा की समस्या भी है। Travel risk management को अक्सर security का काम मानने के बजाय HR या procurement का एक हिस्सा मान लिया जाता है। जब यह संगठन में ग़लत जगह रहता है, तो इसे न ज़रूरी ध्यान मिलता है और न बजट। ISO 31030 यह साफ़ करने में मदद करता है कि यह असली duty of care वाले निहितार्थों के साथ जोखिम प्रबंधन का एक अनुशासन है, लेकिन यह संदेश अभी हर executive टीम तक नहीं पहुँचा है।

क़ानूनी पृष्ठभूमि

Duty of care एक क़ानूनी दायित्व है, और अदालतें दिखा चुकी हैं कि इसमें चूकने वाले संगठनों के साथ क्या होता है। इस क्षेत्र में सबसे ज़्यादा उद्धृत मामला है Dennis बनाम Norwegian Refugee Council। सहायता कर्मी Steve Dennis को 2012 में केन्या के Dadaab में हुए एक हमले के दौरान गोली लगी और उनका अपहरण हो गया। उन्होंने अपने नियोक्ता पर मुक़दमा किया, और 2015 में Oslo की ज़िला अदालत ने संगठन को घोर लापरवाही का दोषी ठहराया, यह कहते हुए कि जोखिम पूर्वानुमेय थे और संगठन उन्हें संभालने में विफल रहा। उन्हें लाखों kroner का हर्जाना मिला, और इस मामले ने पूरे सहायता क्षेत्र के अपने स्टाफ़ की सुरक्षा के बारे में सोचने का तरीक़ा बदल दिया।

यह नज़ीर मानवीय सहायता की दुनिया से कहीं आगे तक मायने रखती है। जब यात्रा कर रहे किसी कर्मचारी को नुक़सान पहुँचता है और मुक़दमा होता है, तो सवाल यह बन जाता है कि क्या संगठन ने उसे बचाने के लिए उचित क़दम उठाए थे। 2021 से पहले "उचित" पर हर मामले में expert witnesses के सहारे बहस होती थी। अब एक अंतरराष्ट्रीय मानक मौजूद है जो बताता है कि एक सक्षम प्रोग्राम कैसा दिखता है, और यह कल्पना करना मुश्किल है कि वादी पक्ष के वकील इसे पैमाने की तरह इस्तेमाल न करें।

यह मानक अब पहले से ज़्यादा क्यों मायने रखता है

जोखिम का परिदृश्य बदल चुका है। International SOS का Risk Outlook दिखाता है कि हर साल और ज़्यादा गंतव्य elevated और high-risk श्रेणियों में जा रहे हैं। भू-राजनीतिक अस्थिरता, नागरिक अशांति, स्वास्थ्य संकट और जलवायु से जुड़ी बाधाएँ, सब एक साथ बढ़ रही हैं। कर्मचारी ज़्यादा जगहों की यात्रा कर रहे हैं, अक्सर कम समय की सूचना पर, और जिन खतरों का वे सामना करते हैं वे पाँच साल पहले की तुलना में कहीं ज़्यादा विविध हैं।

ISO 31030 आपको एक baseline देता है। यह परिभाषित करता है कि अगर कुछ ग़लत हो जाए और आपको यह साबित करना पड़े कि आपने अपने लोगों की सुरक्षा के लिए उचित क़दम उठाए थे, तो एक defensible प्रोग्राम कैसा दिखता है। यह इस बात की गारंटी नहीं है कि कुछ बुरा नहीं होगा। यह इस बात का सबूत है कि आपने एक ऐसा प्रोग्राम बनाया जो जोखिम घटाने और घटनाओं के समय असरदार जवाब देने के लिए डिज़ाइन किया गया था, और अदालत या बोर्ड मीटिंग में इस सबूत का वज़न होता है।

फ़ायदे क़ानूनी बचाव से आगे जाते हैं। मानक के अनुरूप चलने वाले संगठन कारोबारी पक्ष पर दिखने वाले लाभ बताते हैं: ज़्यादा जोखिम वाले बाज़ारों में भरोसे के साथ काम करने की क्षमता, निवेशकों, बैंकों और कारोबारी साझेदारों को यह भरोसा कि travel risk नियंत्रण में है, ग्राहकों की नज़र में supply chain की बेहतर विश्वसनीयता, कर्मचारियों का बढ़ा हुआ भरोसा और टिकाव, और कुछ मामलों में कम insurance premium, क्योंकि संगठन यात्रा से जुड़े जोखिम पर असरदार नियंत्रण साबित कर सकता है। एक अच्छी तरह चलाया गया प्रोग्राम कारोबार को आगे बढ़ाने वाला साधन है, और मानक आपको यह बात अंदरूनी तौर पर रखने की शब्दावली देता है।

जिन संगठनों के पास पहले से travel risk प्रोग्राम है, उनके लिए यह मानक एक audit टूल की तरह काम करता है। आप अपनी मौजूदा प्रक्रियाओं को मानक के सामने रखिए और कमियाँ जल्दी दिखने लगती हैं। जो संगठन शून्य से शुरू कर रहे हैं, उनके लिए यह एक blueprint है जो दशकों में मुश्किल से सीखे गए सबक़ दोबारा ईजाद करने से बचाता है।

इसका क्या करें

अगर travel risk management की ज़िम्मेदारी आपकी है, तो ISO 31030 की एक प्रति लीजिए और उसे पढ़िए। यह लंबा नहीं है और सीधी-सादी भाषा में लिखा गया है। इसकी तुलना अपनी मौजूदा व्यवस्था से कीजिए और हर कमी को लिख लीजिए।

ऐसे gap analysis करने वाली consultancies का अनुभव बार-बार वही कमज़ोर कड़ियाँ दिखाता है: कोई अनिवार्य booking प्रक्रिया नहीं, यात्रा-पूर्व authorization का कोई चरण नहीं, रवानगी से पहले कोई risk assessment नहीं, ऐसी travel policies जिनमें जोखिम का ज़िक्र तक नहीं, सुरक्षा को नज़रअंदाज़ करने वाली sourcing प्रक्रियाएँ, और मुश्किल जगहों पर जाने वाले यात्रियों के लिए कोई safety training नहीं। सबसे पहले इन्हीं क्षेत्रों की जाँच कीजिए, क्योंकि पूरी संभावना है कि इनमें से कम से कम एक आप पर लागू होगा।

फिर अपने संगठन के असली यात्रा पैटर्न और exposure के आधार पर प्राथमिकताएँ तय कीजिए। अगर आपके executives नियमित रूप से high-risk गंतव्यों पर जाते हैं, तो incident response और यात्री की तैयारी पर ध्यान दीजिए। अगर कोई नहीं बता सकता कि प्रोग्राम का मालिक कौन है, तो governance से शुरुआत कीजिए। जो प्रोग्राम इसी तिमाही अपनी दो सबसे बड़ी कमियाँ ठीक कर लेता है, वह उस पाँच-साला योजना से बेहतर है जिसे कभी बजट ही नहीं मिलता।

आख़िर में, इस मानक का इस्तेमाल अंदरूनी समर्थन जुटाने के लिए कीजिए। जब आपको बजट या executive buy-in चाहिए, तो ISO 31030 आपको एक ऐसा संदर्भ बिंदु देता है जो सिर्फ़ आपकी राय नहीं है। यह एक अंतरराष्ट्रीय मानक है जो इस बारे में उद्योग की आम सहमति दिखाता है कि duty of care क्या माँगता है, और इसके पीछे वह case law है जो बताती है कि नाकामी की क़ीमत क्या होती है। "मुझ पर भरोसा कीजिए, हमें इसकी ज़रूरत है" कहने से यह कहीं मज़बूत स्थिति है।

जो संगठन ISO 31030 को compliance की रस्म नहीं बल्कि काम का दस्तावेज़ मानकर चलेंगे, उन्हीं के प्रोग्राम परीक्षा की घड़ी में टिकेंगे। जोखिम के आँकड़े जिस दिशा में जा रहे हैं, उसे देखते हुए ऐसी परीक्षाएँ और बढ़ने वाली हैं।